Detaillierte Anleitung für Online-Formulare

Hier finden Sie eine detaillierte Erklärung wie Sie ein Anbringen (Antrag, Ansuchen, Bewerbung, Meldung, etc.) online abwickeln können.

Formularauswahl und Grundinformation

Wählen Sie das gewünschte Formular aus der alphabetischen Liste oder dem entsprechenden Fachbereich aus, indem Sie beim passenden Formular auf das Symbol für Online-Formulare klicken. Das Formular wird in einem neuen Browserfenster geöffnet.


Hilfe


Am Beginn jeder Formularseite können Sie themenspezifische Information (z.B. erforderliche Beilagen, Fristen) zum Formular bzw. Verfahren abrufen. Klicken Sie dafür auf den Link "Hinweise zum Verfahren / Formular".


Symbol "Pflichtfeld"

Alle Felder, die mit einem Stern gekennzeichnet sind, müssen auf der angezeigten Formularseite ausgefüllt werden. Erst dann ist das Blättern mit der Schaltfläche "Weiter" auf die nächste Formularseite möglich.


Symbol "Ausfüllhilfe"

Dieses Symbol vor einem Eingabefeld oder am rechten Seitenrand eines Eingabeblockes weist darauf hin, dass spezielle Information und Hilfe zur Verfügung stehen. Nutzen Sie dieses Angebot und klicken Sie auf das Symbol - der Hilfetext wird in einem eigenen Browserfenster angezeigt.


Symbol "Fehlerhinweis"

Beim Weiterblättern von einer Formularseite zur nächsten (Schaltfläche "Weiter" im Formular), wird automatisch eine Prüfung der eingegebenen Daten durchgeführt. Fehlerhafte oder fehlende Mindestdaten werden mit einem Rufzeichen vor den betroffenen Eingabefeldern gekennzeichnet. Detaillierte Fehlermeldungen werden gesammelt am Formularbeginn angezeigt. Die fehlerhaften Daten müssen ausgebessert bzw. die fehlenden Daten ergänzt werden. Erst dann ist es möglich, mit der Schaltfläche "Weiter" die nächste Formularseite aufzurufen.


Formular ausfüllen

Die Erfassung der Formulardaten erfolgt seitenweise in den dafür vorgesehenen Formularfeldern.

Bitte bewegen Sie sich im Formular nur mit den dafür zur Verfügung stehenden Schaltflächen:


Daten laden (nur auf der ersten Formularseite)

Mit dieser Funktion können Sie Formulardaten laden, welche zuvor über die Funktion "Speichern" als XML-Datei abgespeichert wurden. Die passenden Felder des aktuellen Formulars werden auf diese Weise automatisch befüllt. Das erspart Ihnen die Eingabe bestimmter Daten, die bereits in einem Online-Formular erfasst und gespeichert wurden. So müssen Sie zum Beispiel nicht jedesmal Ihren Namen und Ihr Geburtsdatum eingeben.
Beispiel: Nach der erfolgreichen Übermittlung eines Ansuchens auf Wohnbauförderung speichern Sie dieses lokal am PC ab (XML-Datei) und laden die Datei in das Online-Formular für die Zustimmungserklärung des 2. Förderungswerbers.
Hinweis: Das Laden einer PDF-Datei ist nicht möglich!


Weiter

Diese Funktion schließt die Dateneingabe auf einer Formularseite ab und führt zur nächsten Formularseite. Dabei wird automatisch eine Validierung, also eine Prüfung Ihrer Eingaben auf formale Fehler, durchgeführt. Eventuelle Fehlereingaben oder fehlende Eingaben werden angezeigt und können sofort korrigiert werden.


Zurück

Mit dieser Funktion können Sie jederzeit auf die vorhergehende(n) Seite(n) zurückkehren und Ihre Eingaben ändern. Diese Schaltfläche steht auf allen Formularseiten, außer auf der ersten Seite, zur Verfügung.


Abbrechen

Die Funktion „Abbrechen" beendet den aktuellen Vorgang der Dateneingabe. Sie werden automatisch gefragt (Sicherheitsfrage), ob Sie die bereits erfassten Daten als XML-Datei speichern wollen. Wir empfehlen die XML-Datei zu speichern, da diese Daten für das (Wieder)Befüllen von Online-Formularen verwendet werden können. Damit ersparen Sie sich die gleichen Daten immer wieder einzugeben.

Hinweis: Nicht gespeicherte Eingabedaten gehen nach negativer Beantwortung der Sicherheitsabfrage und Schließen des Formularfensters unwiederbringlich verloren.


Zwischenspeichern

Mit dieser Funktion können Sie die bereits eingegebenen Formulardaten als XML-Datei lokal auf Ihrem PC bzw. in einem Ihnen zur Verfügung stehenden Netzwerk abspeichern. Die Daten werden gespeichert, aber NICHT an den Empfänger weitergeleitet. Die gespeicherten Daten können Sie verwenden, um ein Online-Formular (das aktuelle oder ein anderes) mit den Daten wieder zu befüllen. Das heißt, Sie können die Erfassung zu einem späteren Zeitpunkt ohne Datenverlust fortsetzen, indem Sie die Funktion "Daten laden" nutzen.


Beilagen anschließen

Sie können den Online-Formularen Beilagen in Form von elektronischen Dokumenten anschließen. Hier finden Sie die Liste der zulässigen Dateiformate.

Alle elektronisch übermittelten Dokumente werden hinsichtlich Dateiformat sowie potentiell gefährlicher Inhalte (Virus, Spam, etc.) geprüft. Entspricht ein elektronisch übermitteltes Dokument nicht einem der angegebenen Formate oder weist es potentiell gefährliche Inhalte auf, wird die betroffene Beilage entfernt. Eine Verständigung des Absenders und Empfängers ist nicht vorgesehen.


Überprüfung in der Kontrollanzeige

Nach Erfassung der Formulardaten wird das gesamte Anbringen auf der Kontrollseite zur Überprüfung angezeigt. Bitte nützen Sie die Kontrollseite, um die Korrektheit und Vollständigkeit der von Ihnen erfassten Daten abschließend zu überprüfen. Sollten Korrekturen notwendig sein, können Sie mit "Zurück" wieder zurückblättern. Wenn Ihre Angaben korrekt und vollständig sind, können Sie das Online-Formular abschicken.
Hinweis: Nachdem Sie das Formular abgeschickt haben, ist keine Datenänderung mehr möglich.

Folgende Funktionsleisten werden je nach Bedarf angezeigt:


Funktionsleiste, wenn das Anbringen mit oder ohne elektronischer Signatur gesendet werden kann


Funktionsleiste, wenn das Anbringen nur mit elektronischer Signatur gesendet werden kann


Senden

Mit dieser Funktion wird das Formular abgeschickt. Sofern auf Grund rechtlicher Bestimmungen die Unterzeichnung des Anbringens erforderlich ist, kann diese Funktion nicht aktiviert werden. Bei Betätigung der Schaltfläche "Senden" werden die Formulardaten zusammen mit den elektronischen Beilagen an den Empfänger übermittelt. Nach erfolgreicher Übermittlung wird eine Abschlussseite, bestehend aus Eingangsbestätigung und dem übermittelten Anbringen angezeigt. Das ist die Bestätigung, dass Sie das Online-Formular abgeschickt haben und dass es beim Empfänger eingelangt ist.

Hinweis: Speichern Sie jetzt das elektronische Originaldokument als XML-Datei (Schaltfläche "Speichern" und auch als PDF-Dokument (Schaltfläche "PDF-Ansicht"). Halten Sie diese beiden Dateien in Verwahrung.


Signieren und Senden

Unter der Voraussetzung, dass die Handy-Signatur aktiviert wurde, können Sie damit das Online-Formular elektronisch unterschreiben. Die elektronische Unterschrift gewährleistet insbesondere die Authentizität Ihrer Eingabe und ist der händischen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Mit der Funktion "Signieren und Senden" wird der Signaturvorgang ausgelöst.

Ansicht: Online-Formular mit Handy-Signatur signieren

Nach erfolgreichem Signaturvorgang wird das Formular mit Beilagen unmittelbar an den Empfänger weitergeleitet.

Nach erfolgreicher Übermittlung der Formulardaten und der elektronischen Beilagen wird eine Abschlussseite, bestehend aus Eingangsbestätigung und dem übermittelten Anbringen angezeigt. Das ist die Bestätigung, dass Sie das Online-Formular abgeschickt haben und dass es beim Empfänger eingelangt ist.

Hinweis: Speichern Sie jetzt das elektronische Originaldokument als XML-Datei (Schaltfläche "Speichern" und auch als PDF-Dokument (Schaltfläche "PDF-Ansicht"). Halten Sie diese beiden Dateien in Verwahrung.


Abbrechen

Mit der Funktion „Abbrechen" beenden Sie die Dateneingabe. Bitte beachten!

Zwischenspeichern

Sofern Sie Ihr Anbringen erst zu einem späteren Zeitpunkt an den Empfänger senden wollen (z.B. bei noch fehlenden Unterlagen) haben Sie jetzt die Möglichkeit das gesamte Anbringen als XML-Datei zu speichern. Dadurch können Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Erfassung ohne Datenverlust fortsetzen (siehe Funktion Daten laden).


Abschlussseite mit Eingangsbestätigung

Nach dem Absenden des Online-Formulars wird im nächsten Schritt die Abschlussseite angezeigt. Erst wenn Sie diese Abschlussseite mit einer Eingangsbestätigung und der Meldung "Ihr Antrag wurde erfolgreich an den Empfänger weitergeleitet" am Bildschirm sehen, wurde das Online-Formular erfolgreich übermittelt. Als Nachweis dafür erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Das ist die Bestätigung, dass Sie das Online-Formular abgeschickt haben und dass es beim Empfänger eingelangt ist.
Mehr Information zur Eingangsbestätigung

Folgende Funktionen stehen auf der Abschlussseite zur Verfügung:


Speichern

Ermöglicht Ihnen das elektronische Originaldokument als XML-Datei, bestehend aus Eingangsbestätigung, Amtssignatur sowie Ihrem Anbringen zu speichern. Dieses elektronische Originaldokument hat besondere Beweiskraft. Wir empfehlen daher, das elektronische Originaldokument (als XML-Datei) unbedingt zu speichern und aufzubewahren.

Die so gespeicherten Formulardaten können außerdem für weitere (ähnliche) Anbringen wieder in ein Online-Formular geladen werden (siehe Daten laden). Das bietet den Vorteil, dass in übereinstimmende Eingabefelder im neuen Formular automatisch die bereits eingegeben und gespeicherten Daten übernommen werden. Dadurch entfällt die wiederholte Eingabe von Stammdaten, wie Name und Geburtsdatum.


PDF-Ansicht

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, das mit einer elektronischen Eingangsbestätigung versehene Anbringen als PDF-Dokument anzuzeigen, auszudrucken und zu speichern. Wir empfehlen dieses Dokument zu speichern und aufzubewahren.


Beenden

Die Funktion beendet den aktuellen Vorgang. Sie werden gefragt, ob Sie Ihr mit einer elektronischen Eingangsbestätigung versehenes Anbringen speichern wollen (Sicherheitsabfrage). Unsere Empfehlung ist, den Anweisungen zu folgen und das XML-Dokument zu speichern.


Mehr Information