Anbringen mittels Online-Formularen zu stellen, ist einfach und
komfortabel. Hier finden Sie alles Wissenswerte dazu auf einen Blick.
Ihr Online-Anbringen in 7 Schritten:
Das passende Online-Formular finden und aufrufen
Suchen Sie in der Formularauswahl nach Fachbereichen oder in der
alphabetischen Auswahl nach dem betreffenden Thema, z.B. nach
"Fahrtkostenzuschuss". Es wird angezeigt, in welchen Formaten das
Formular (Antrag) zur Verfügung steht.
Beim Beispiel Fahrtkostenzuschuss steht der Antrag in 3 Dateiformaten -
als Word-Dokument, Pdf-Dokument und Online-Formular zur Verfügung.
Klicken Slie auf die Verknüfpung zum Online-Formular - es wird einem neuen Browserfenster geöffnet.
Tipp: Alle verfügbaren Online-Formulare finden Sie gesammelt in der aktuellen
Liste.
Hinweise beachten und Zeit sparen
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Bevor Sie mit dem Ausfüllen des Formulars beginnen, lesen Sie bitte
die erste Formularseite aufmerksam durch. Hier finden Sie Information,
die sicherstellen soll, dass Sie das richtige Formular aufgerufen
haben.
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Unter "Hinweise zum Verfahren / Formular" stehen die
grundlegenden Informationen zum Verfahren (z.B. Beilagen,
Ansprechpartner) zur Verfügung.
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Beachten Sie hier auch die hilfreichen Ausfüllhilfen für das
Online-Formular.
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Der Link "Hinweise zum Verfahren / Formular", wird auf allen
Formularseiten am Beginn angezeigt und kann so jederzeit während des
Ausfüllens aufgerufen werden.
Formular ausfüllen
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Jedes Online-Formular ist in Seiten aufgeteilt, damit es
übersichtlicher wird.
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Zum Blättern zwischen den Formularseiten benutzen Sie
bitte unbedingt nur die im Formular angezeigten Schaltflächen
"Weiter" und "Zurück". Diese befinden
sich auf jeder Formularseite am unteren Seitenende.
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Geben Sie die Formulardaten in die dafür vorgesehenen Eingabefelder
ein oder wählen Sie aus den Auswahllisten aus.
Das Info-Symbol neben einem Feld oder am
rechten Rand eines Blockes weist darauf hin, dass es für dieses
Eingabefeld bzw. für den Eingabeblock eine spezielle Ausfüllhilfe
gibt. Klicken Sie auf das Symbol und der Hilfetext wird in einem
eigenen Browserfenster angezeigt.
Das Sternsymbol neben einem Eingabefeld
bedeutet, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt, d. h. dass
in diesem Feld unbedingt eine Eingabe erforderlich ist. Sie können nur
mit der Schaltfläche "Weiter" auf die nächste Formularseite blättern,
wenn Sie alle Pflichtfelder der aktuellen Formularseite ausgefüllt
haben.
Beim Weiterblättern auf die nächste Formularseite
werden die Eingaben geprüft. Eingabefehler (z.B. fehlende
Eingabe und falsche Eingabe) werden mit einem Rufzeichen vor
den betroffenen Eingabefeldern gekennzeichnet. Fehlerhinweise dazu
werden am Beginn der Formularseite angezeigt. Korrigieren Sie die
Eingaben und klicken Sie dann nochmal auf "Weiter".
Beilagen anschließen
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Sie können mit dem Formular Beilagen
in Form von elektronischen Dokumenten mitschicken.
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Für das Hochladen der Datei(en) werden entsprechende Beilagenblöcke
angezeigt. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche "Beilage hinzufügen"
und folgen Sie den Anweisungen.
Formular vor dem Absenden kontrollieren
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Nach der letzten Formularseite wird automatisch das ganze Formular
nochmal auf der Kontrollseite
angezeigt.
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Hier können Sie Ihre Eingaben abschließend überprüfen.
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Falls Sie etwas ausbessern wollen, blättern Sie mit "Zurück" einfach
wieder auf die entsprechende Formularseite zurück und führen dort die
Korrektur(en) durch.
Formular abschicken
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Das Formular kann mit den Schaltflächen [Senden] oder [signieren und
Senden] abgeschickt werden.
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Damit der Sendevorgang gestartet wird, muss eine der beiden
Schaltflächen angeklickt werden!
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Bei [Senden)] wird das Online-Formular inklusive
angehängter Beilagen sofort an den Empfänger geschickt. Es sind keine
Änderungen mehr möglich.
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Bei [Signieren und Senden] haben Sie zusätzlich die
Möglichkeit das Formular mit Ihrer Handy-Signatur elektronisch zu unterschreiben. Nach erfolgreichem Signaturvorgang
wird das Formular mit Beilagen unmittelbar an den Empfänger
weitergeleitet.
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Wichtig: Erst wenn Sie eine Abschlussseite
mit einer Eingangsbestätigung und der Meldung "Ihr Antrag wurde
erfolgreich an den Empfänger weitergeleitet" am Bildschirm sehen,
wurde das Online-Formular erfolgreich übermittelt.
Nach dem Senden die Daten speichern
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Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern] und
speichern Sie die Formulardaten (XML-Datei) auf der Festplatte
Ihres Computers. Beim Speichern muss als Datei-Typ "XML-Dokument"
beibehalten werden. Es handelt sich dabei um das elektronische
Originaldokument, welches besondere Beweiskraft hat.
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Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche [PDF-Ansicht] und speichern Sie das Formular auch noch als PDf-Dokument ab.
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Heben Sie die XML-Datei und die PDF-Datei Ihres Anbringens gut auf.
Diese Dateien dienen als Nachweis für eine korrekte Übermittlung Ihres
Anbringens.
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Ein weiterer Vorteil ist, das diese Formulardaten, also die gespeicherte
XML-Datei, immer wieder in ein Online-Formular geladen werden
kann. Dafür benutzen Sie die Schaltfläche "Daten laden", die auf der
ersten Seite jedes Online-Formulars angezeigt wird. Achtung: Mit
dieser Funktion können Sie nur die XML-Datei laden. Das Laden
eines PDF-Dokuments funktioniert nicht.
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