Kurzanleitung für Online-Formulare

Anbringen mittels Online-Formularen zu stellen, ist einfach und komfortabel. Hier finden Sie alles Wissenswerte dazu auf einen Blick.

Ihr Online-Anbringen in 7 Schritten:

Das passende Online-Formular finden und aufrufen

Suchen Sie in der Formularauswahl nach Fachbereichen oder in der alphabetischen Auswahl nach dem betreffenden Thema, z.B. nach "Fahrtkostenzuschuss". Es wird angezeigt, in welchen Formaten das Formular (Antrag) zur Verfügung steht.

Beim Beispiel Fahrtkostenzuschuss steht der Antrag in 3 Dateiformaten - als Word-Dokument, Pdf-Dokument und Online-Formular zur Verfügung.

Klicken Slie auf die Verknüfpung zum Online-Formular - es wird einem neuen Browserfenster geöffnet.

Tipp: Alle verfügbaren Online-Formulare finden Sie gesammelt in der aktuellen Liste.

Hinweise beachten und Zeit sparen

  • Bevor Sie mit dem Ausfüllen des Formulars beginnen, lesen Sie bitte die erste Formularseite aufmerksam durch. Hier finden Sie Information, die sicherstellen soll, dass Sie das richtige Formular aufgerufen haben.
  • Unter "Hinweise zum Verfahren / Formular" stehen die grundlegenden Informationen zum Verfahren (z.B. Beilagen, Ansprechpartner) zur Verfügung.
  • Beachten Sie hier auch die hilfreichen Ausfüllhilfen für das Online-Formular.
  • Der Link "Hinweise zum Verfahren / Formular", wird auf allen Formularseiten am Beginn angezeigt und kann so jederzeit während des Ausfüllens aufgerufen werden.

Formular ausfüllen

  • Jedes Online-Formular ist in Seiten aufgeteilt, damit es übersichtlicher wird.
  • Zum Blättern zwischen den Formularseiten benutzen Sie bitte unbedingt nur die im Formular angezeigten Schaltflächen "Weiter" und "Zurück". Diese befinden sich auf jeder Formularseite am unteren Seitenende.
  • Geben Sie die Formulardaten in die dafür vorgesehenen Eingabefelder ein oder wählen Sie aus den Auswahllisten aus.

Das Info-Symbol neben einem Feld oder am rechten Rand eines Blockes weist darauf hin, dass es für dieses Eingabefeld bzw. für den Eingabeblock eine spezielle Ausfüllhilfe gibt. Klicken Sie auf das Symbol und der Hilfetext wird in einem eigenen Browserfenster angezeigt.

Das Sternsymbol neben einem Eingabefeld bedeutet, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt, d. h. dass in diesem Feld unbedingt eine Eingabe erforderlich ist. Sie können nur mit der Schaltfläche "Weiter" auf die nächste Formularseite blättern, wenn Sie alle Pflichtfelder der aktuellen Formularseite ausgefüllt haben.

Beim Weiterblättern auf die nächste Formularseite werden die Eingaben geprüft. Eingabefehler (z.B. fehlende Eingabe und falsche Eingabe) werden mit einem Rufzeichen vor den betroffenen Eingabefeldern gekennzeichnet. Fehlerhinweise dazu werden am Beginn der Formularseite angezeigt. Korrigieren Sie die Eingaben und klicken Sie dann nochmal auf "Weiter".

Beilagen anschließen

  • Sie können mit dem Formular Beilagen in Form von elektronischen Dokumenten mitschicken.
  • Für das Hochladen der Datei(en) werden entsprechende Beilagenblöcke angezeigt. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche "Beilage hinzufügen" und folgen Sie den Anweisungen.

Formular vor dem Absenden kontrollieren

  • Nach der letzten Formularseite wird automatisch das ganze Formular nochmal auf der Kontrollseite angezeigt.
  • Hier können Sie Ihre Eingaben abschließend überprüfen.
  • Falls Sie etwas ausbessern wollen, blättern Sie mit "Zurück" einfach wieder auf die entsprechende Formularseite zurück und führen dort die Korrektur(en) durch.

Formular abschicken

  • Das Formular kann mit den Schaltflächen [Senden] oder [signieren und Senden] abgeschickt werden.
  • Damit der Sendevorgang gestartet wird, muss eine der beiden Schaltflächen angeklickt werden!
  • Bei [Senden)] wird das Online-Formular inklusive angehängter Beilagen sofort an den Empfänger geschickt. Es sind keine Änderungen mehr möglich.
  • Bei [Signieren und Senden] haben Sie zusätzlich die Möglichkeit das Formular mit Ihrer Handy-Signatur elektronisch zu unterschreiben. Nach erfolgreichem Signaturvorgang wird das Formular mit Beilagen unmittelbar an den Empfänger weitergeleitet.
  • Wichtig: Erst wenn Sie eine Abschlussseite mit einer Eingangsbestätigung und der Meldung "Ihr Antrag wurde erfolgreich an den Empfänger weitergeleitet" am Bildschirm sehen, wurde das Online-Formular erfolgreich übermittelt.

Nach dem Senden die Daten speichern

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern] und speichern Sie die Formulardaten (XML-Datei) auf der Festplatte Ihres Computers. Beim Speichern muss als Datei-Typ "XML-Dokument" beibehalten werden. Es handelt sich dabei um das elektronische Originaldokument, welches besondere Beweiskraft hat.
  • Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche [PDF-Ansicht] und speichern Sie das Formular auch noch als PDf-Dokument ab.
  • Heben Sie die XML-Datei und die PDF-Datei Ihres Anbringens gut auf. Diese Dateien dienen als Nachweis für eine korrekte Übermittlung Ihres Anbringens.
  • Ein weiterer Vorteil ist, das diese Formulardaten, also die gespeicherte XML-Datei, immer wieder in ein Online-Formular geladen werden kann. Dafür benutzen Sie die Schaltfläche "Daten laden", die auf der ersten Seite jedes Online-Formulars angezeigt wird. Achtung: Mit dieser Funktion können Sie nur die XML-Datei laden. Das Laden eines PDF-Dokuments funktioniert nicht.

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